Blog_Headerbild

Warum die manuelle Erstellung von Reportings ein teurer Zeitfresser in der Produktion ist

24. Mai 2022 13:11:56 MESZ / von Laura Burg

Manueller Erstellung Reporting Headerbild

In manchen produzierenden Unternehmen in Deutschland ist die Erstellung von Reportings noch recht aufwändig. Daten werden von Hand erfasst und in andere Medien übertragen, um dann diese Daten auszuwerten. Die Gründe, warum Unternehmen Daten manuell erfassen, können vielfältig sein: Etwa wurde z. B. ein Klemmbrett als “schnelle Lösung” für die Datenerfassung an der Maschine implementiert und danach nicht mehr modernisiert. Oder aber die manuelle Erfassungsmethode wird als kostengünstig angesehen, da oft erstmal keine zusätzlichen Softwarekosten anfallen.

→ Wissen Sie, welche Daten Sie in Ihrem Betrieb manuell erfassen? Hier unsere kostenlose Excel-Vorlage herunterladen! 


Schnelle Implementierung und kostengünstige Umsetzung klingt erstmal gut. Doch ist diese Art der Datenerfassung auf Dauer wirklich so günstig? Und gibt es pragmatische Lösungen, diesen Vorgang zu optimieren? Auf diese Fragen gehen wir in diesem Blogbeitrag ein. 

 

Zwischenschritte kosten wertvolle Zeit 

Erfasst man Daten von Hand können im ungünstigsten Fall viele verschiedene Schritte notwendig sein, bis ein fertiges Reporting vorliegt. Auch die Anzahl der Menschen, die sich mit der Aufbereitung eines Reportings beschäftigen, kann mit der Zahl der Zwischenschritte steigen, z. B. wenn für die Erfassung und Aufbereitung verschiedene Medien oder Formate genutzt werden oder mehrere Abteilungen involviert sind. 

Wie viel Zeit durchschnittlich für ein Reporting benötigt wird und welche Kosten entstehen können zeigen wir Ihnen in folgendem Beispiel

Der Produktionsleiter eines Unternehmens möchte einen fortlaufenden Überblick über seine Overall Equipment Effectiveness (OEE) erhalten. Damit diese berechnet werden kann, bestückt der Leiter die Maschinen mit einer Papierliste, auf denen die für die Kennzahl relevanten Daten von den Mitarbeitenden stündlich erfasst werden sollen (Schritt 1, ungf. 10 Minuten). Am Ende der Schicht werden diese Papiere eingesammelt (Schritt 2, ungf. 20 Minuten) und in einem Tabellenbearbeitungsprogramm eingepflegt (Schritt 3, ungf. 60 Minuten). In diesem Beispiel benötigen mehrere Mitarbeitende insgesamt 90 Minuten für die Erfassung und Aufbereitung von Daten. 

In Zwei- bis Dreischichtbetrieben müssen die Vorgänge für jede Schicht wiederholt werden. Rechnet man diesen hoch ergibt sich ein relativ hoher Zeitaufwand: Knapp 4,5 Stunden pro Tag. Das sind 4,5 Stunden, in denen sich die Mitarbeitenden nicht auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, sondern Mehraufwand haben. 

 

Es stellt sich außerdem die Frage: Welche Kosten fallen pro Jahr an

Anlehnend an das obige Beispiel fallen schätzungsweise auf 330 Werkarbeitstage und einem durchschnittlichen Personalkostensatz von 25 € in einem Jahr rund 37.000 € an – nur für die Datenerfassung und Übertragung in ein entsprechendes Tabellenprogramm. Hier sind der Arbeits- und Zeitaufwand für die Aufbereitung der Daten als Diagramme oder auch die Papierkosten nicht berücksichtigt. Software, die bei der Erfassung und Aufbereitung von Daten unterstützen kann, gibt es heutzutage bereits deutlich unter 37.000 € im Jahr. 

Illustration verzweifelter Mensch Reporting

Subjektive, unvollständige oder zeitverzögerte Daten lassen wenig Optimierungsspielraum zu 

Neben den anfallenden Zeitaufwänden und Arbeitskosten ergeben sich außerdem weitere gravierende Nachteile, die händisch erstellte Reportings mit sich bringen: Chancen auf weitere Optimierungen können verpasst werden, weil Daten z. B. subjektiv oder unvollständig sind. Sie lassen unter Umständen keine Rückschlüsse auf Ereignisse zu, die Abläufe stören und deren Beseitigung eine Verbesserung darstellen würde. 

Außerdem liegen die Daten aus manuell erstellten Reportings immer zeitverzögert vor, da sie nach der Erfassung oft noch übertragen und aufbereitet werden müssen. Echtzeit-Einblicke in Daten sind somit nicht möglich. Maßnahmen, die keinen Zeitverzug tolerieren, können so schwer durchgeführt werden. 

→ Wissen Sie, welche Daten Sie in Ihrem Betrieb manuell erfassen? Hier unsere kostenlose Excel-Vorlage herunterladen!

 

Es muss nicht immer gleich eine vollautomatisierte Lösung sein 

Der Gedanke liegt nahe, dass für eine Reduktion der Kosten für das Reporting zwingend vollautomatisierte Prozesse und Daten notwendig sind. Dies wäre hinsichtlich des Zeitaufwands und der Genauigkeit der Datenerfassung der Idealfall, ist für ein kleines oder mittelständiges Unternehmen aber nicht immer umsetzbar. Es kann außerdem vorkommen, dass der vorhandene Maschinenpark im Status Quo für eine vollautomatisierte Datenerfassung noch gar nicht genutzt werden kann, sondern noch im Rahmen einer Modernisierung (Retrofit) mit Sensoren oder ähnlichem nachgerüstet werden muss. 

Auch ohne vollautomatisierte Datenerfassung lassen sich bereits Schritte für die Erstellung des Reportings minimieren. Eine pragmatische Lösung für unser Beispiel oben wäre es, die Zettel an den Maschinen durch ein industrietaugliches Tablet zu ersetzen. Zusätzlich bedarf es idealerweise einer Software, die Datenerfassung und die darauffolgende Aufbereitung in einem vereint. Die Daten werden dann von den Mitarbeitenden direkt am Tablet in das System eingegeben, in dem sie für die weitere Analyse bereitstehen. Die Schritte für die Übertragung in ein Tabellenprogramm sowie das Einsammeln der Zettel entfallen. In unserem obigen Beispiel würden so von den 4,5 Stunden täglich vier Stunden eingespart werden – vier Stunden, in denen die Mitarbeitenden ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Da die Daten schon im System erfasst sind, sind weitere Datenaufbereitungen wie Dashboards schnell und einfach möglich und je nach Software in Echtzeit abrufbar. 

 

Fazit 

Der schnelle und pragmatische Weg über eine manuelle Datenerfassung ist nicht immer die beste Wahl, wenn man Reportings erstellen will. Oftmals sind von der Erfassung bis zum fertigen Reporting Zwischenschritte erforderlich, die relativ viel Zeit in Anspruch nehmen und die Mitarbeitenden von ihrer eigentlichen Tätigkeit abhalten. Es kann sich lohnen, sich hier den Prozess und die notwendigen Schritte in der eigenen Produktion anzuschauen und zu hinterfragen. 

 


Download Excel-Vorlage: Wissen Sie, welche Daten Sie in Ihrem Betrieb manuell erfassen?

Laden Sie sich jetzt die kostenlose Excel-Vorlage herunter, mit der Sie sich einen Überblick über die Daten, Orte und verwendeten Medien schaffen, die Sie manuell erfassen.

Wenn Sie einen Überblick darüber haben, können Sie ableiten, welche Datenquellen und Abläufe optimiert werden könnten. 

 

Excel-Vorlage hier kostenlos herunterladen

 

Tags: Manuelle Datenerfassung

Laura Burg

Verfasst von Laura Burg