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3 Tipps, wie Sie Schichtübergaben effizienter gestalten

16. März 2021 09:12:59 MEZ / von Marketing Team

Schichtübergabe: Auf den optimalen Übergang kommt es an

In produzierenden Unternehmen ist es wichtig, dass die nachfolgende Schicht nachvollziehen kann, woran die vorhergehende Schicht gearbeitet hat und was vorgefallen ist. Für diesen elementaren Austausch ist in Produktionen die Schichtübergabe vorgesehen. Dort sollen alle relevanten Ereignisse und Informationen (wie z. B. Störungen, Anlagenausfälle) an die nächste Schicht weitergegeben werden - und das am besten klar verständlich.  

Oftmals wird die Schichtübergabe zwar als fester Bestandteil im Arbeitsablauf betrachtet, aber wird in ihrer Wichtigkeit für das Gesamtbild teilweise vernachlässigt. Vergleichen lässt sich das mit einem Triathlon. Auch hier denkt man direkt an die drei Disziplinen Laufen, Schwimmen und Radfahren. Sehr wichtig sind allerdings die Wechsel. Und genau hier liegt eine große Chance seine Zeiten zu optimieren, ja sogar den Wettkampf zu gewinnen. In produzierenden Unternehmen ist es ähnlich. Erst, wenn die Schichtübergabe reibungslos läuft, gewinnt die Produktion wertvolle Zeit. 

Ist-Zustand: Beispiele für aktuelle Schwierigkeiten bei Schichtübergaben 

Jeder hat ein anderes Wissen

Der Austausch unter den einzelnen Schichten ist das Kernelement jeder Schichtübergabe. Dabei sollen die Informationen fehlerfrei und ohne Abwandlungen bei der nächsten Schicht ankommen. Das ist fast schon unmöglich, da es bei so gut wie jedem Austausch zu Abwandlungen kommen kann - das ist menschlich, da jeder seine Umgebung anders wahrnimmt. Was der eine weiß, weiß der andere nicht und umgekehrt. So entsteht ein implizites Wissen, was sich auf ganze Schichten ausweiten kann. Jede Schicht verfolgt zwar das gleiche Ziel, aber die eigentliche Umsetzung kann doch von Schicht zu Schicht abweichen. 

Keine Regeln für Austausch

Um Informationen fehlerfrei weiterzugeben, kann es schon helfen, die Informationen (zusätzlich) schriftlich festzuhalten. Die Basis für viele Schichtübergaben ist daher ein Schichtbuch. Hier werden sämtliche Ereignisse der Schicht detailliert und lückenlos festgehalten. Nur so erhält die nachfolgende Schicht alle Informationen, die sie für einen effizienten Betrieb benötigt. 

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Zusätzlich zum Schichtbuch, was in Schriftform vorliegt, spricht die Leitung während einer Übergabe natürlich auch miteinander. Oft findet das im Shopfloor oder auch während eines Rundgangs durch die Anlage statt. Durch Gespräche kann es passieren, dass vom Thema abgekommen und die Zeit dementsprechend nicht für den Austauch über grundlegende Ereignisse in der Schicht genutzt wird. Wichtige Punkte werden dann gar nicht mehr angesprochen oder fallen erst auf, wenn die Arbeit weitergeht. Diese Schwierigkeit kann sich daher ergeben, dass die Schichtübergabe meist kein standardisierter Prozess in der Produktion ist. Es wurde nicht festgelegt, wie die Übergabe ablaufen soll und worüber unbedingt gesprochen werden muss. 

Information auf Zetteln sammeln

Natürlich kann je nach Größe einer Produktion nicht jeder Mitarbeiter bei der Schichtübergabe anwesend sein. Die Schichtübergabe übernimmt dann die Leitungsebene. Damit sie an die relevanten Informationen kommen, suchen sie das Gespräch mit den einzelnen Schichten und notieren sich wichtige Ereignisse auf Zetteln, die sie nachwirkend in das Schichtbuch oder den Shopfloor einpflegen. Dadurch befinden sich die Informationen immer in einer Momentaufnahme. Neue Vorkommnisse werden so erst bei dem nachfolgenden Schichtwechsel für alle transparent. Hinzu kommt, dass Zettel leicht verloren gehen können und dementsprechend auch die gesammelten Informationen. Es fehlt ein festlegtes System, wie und vor allem an welchem Ort die Informationen direkt erfasst werden. 

Soll-Zustand: Wie sollten Schichtübergaben ablaufen?

Tipp 1: Schichten lernen voneinander 

Jeder ist einmal der, der die Informationen weitergibt oder der, der die Information erhält. Sobald sich die einzelnen Schichten in beide Rollen hineinversetzen können und wissen, was der jeweils andere braucht, können sie voneinander lernen. Dabei hilft auch schon sich selbst die Frage zu stellen, ob ich mit denen von mir zur Verfügung gestellten Informationen hätte arbeiten können - natürlich ohne sein eigenes Wissen zu haben. 

Tipp 2: Einen Prozess und Regeln definieren

Bei der Schichtübergabe sollte festgelegt werden, über was geredet werden muss: Was fehlte in der Schicht? Wer ist krank? Was ist passiert? Hierbei helfen klare Vorgaben, die bestimmen was besprochen werden soll. Eine Checkliste ist oft mehr Wert, als nur über etwas zu reden. Auch das Definieren eines festen Besprechungsortes und einer festen Uhrzeit gewährleistet einen geregelten Ablauf. 

Tipp 3: Informationen sofort digital: Digitale Schichtbücher als Hilfsmittel

Durch die zunehmend kontaktlose Verständigung - auch aufgrund der aktuellen Lage - erhält das Schichtbuch eine neue, noch größere Bedeutung. Es ist jetzt - noch mehr als vorher - zentrales Kommunikations- und Dokumentationsmittel, da sich die Teams weniger persönlich austauschen können.

Wie das Schichtbuch verwendet wird und sich über die Jahre entwickelt hat, können Sie in unserem Beitrag Schichtübergabe in der Produktion: Das Schichtbuch und seine Entwicklung nachlesen.

Mit digitalen Softwarelösungen als Alternative für das Schichtbuch werden Ereignisse sofort digital erfasst und können direkt eingesehen werden - so können Sie schneller reagieren. 

Fest steht, dass Schichtbücher zu einer transparenteren Schichtübergabe beitragen. Sie sind die Basis für eine reibungslose Kommunikation. Mit da³vid Basic können Sie kostenlos mit einem digitalen Schichtbuch starten, um die Basis für ihre Kommunikation zu stärken. Vorkommnisse, Anweisungen und Dokumente werden mit da³vid Basic im ganzen Unternehmen einheitlich erfasst und Sie sehen direkt den aktuellen Stand. Zusätzlich können Sie ganz bequem zeitbasierte Tätigkeiten mithilfe von Alarmen planen. 

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Quelle:

Schichtübergabe und Kooperation" aus Ausgabe Nr. 2 |2015 Organisations Entwicklung
Link: https://abo.zoe-online.org/de/profiles/df3fc04acb22/editions/a7ce58c2e616c29cf6d9

Tags: da3vid, Ratgeber

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