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Schichtübergabe in der Produktion: Das (digitale) Schichtbuch und seine Entwicklung

17. Februar 2021 14:06:05 MEZ / von Marketing Team

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Störungen und Anlagenausfälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Daher ist es wichtig diese Ereignisse genau und zeitsparend für die Übergabe an die nächste Schicht, aber auch für die externe Kommunikation mit Versicherungen, Kunden oder Maschinenherstellern zu dokumentieren.  Schichtbücher sind zentrale Kommunikations- und Dokumentationsmittel für Produktions-unternehmen und helfen, den Schichtbetrieb effizient zu gestalten.

Die Schichtübergabe - neue Herausforderungen durch Corona

Schichtübergabe Zwei Arbeiter auf Uhren

[Bildnachweis: Schichtübergabe und Kooperation" aus Ausgabe Nr. 2 |2015 Organisations Entwicklung
Link: https://abo.zoe-online.org/de/profiles/df3fc04acb22/editions/a7ce58c2e616c29cf6d9]

In "normalen" Zeiten führen die Schichtleiter mit ihren Teams eine Übergabe in einer Viertelstunde durch. Als Schutzmaßnahme für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter haben Unternehmen die Kontakte zwischen den Kollegen so weit wie möglich reduziert. Dies stellt für Produktionsunternehmen eine besondere Herausforderung dar, da die Fertigung nach wie vor in den Werken stattfindet und nicht ins Homeoffice verlagert werden kann. Gleichzeitig haben Produktionsmitarbeiter teilweise keine Zugänge zu den IT-Systemen ihrer Arbeitgeber oder konnten zumindest bisher nicht von zu Hause darauf zugreifen.

In der Schichtplanung wurden Schichten und Gruppen so aufgeteilt, dass sich Mitarbeiter möglichst nicht begegnen. Eine Überlappung der Schichten wird aus Sicherheitsgründen vermieden. In dieser neuen Normalität finden Übergaben von einer Schicht zur nächsten immer seltener oder nur eingeschränkt persönlich statt - sie werden kontaktlos organisiert. 

Was die Schichtplanung angeht, so wurde die Belegschaft meistens so auf verschiedene Schichten aufgeteilt, dass diese zeitlich streng voneinander getrennt sind und eine Vermischung der Gruppen - etwa durch Urlaub oder Tauschen von Schichten - so weit wie möglich verhindert wird. Überlappende Schichten sind aus Sicherheitsgründen tabu und werden es wahrscheinlich auch bleiben. Was durch Corona angestoßen wurde, wird zur "Neuen Normalität": So kann es sein, dass die Übergabe von einer Schicht zur nächsten zukünftig kaum noch persönlich in Form eines Übergabegesprächs stattfinden, sondern zunehmend kontakt- und berührungslos organisiert wird.

Damit erhält das Schichtbuch oder auch das Anlagenlogbuch eine größere Bedeutung als zuvor: da der persönliche Austausch nicht mehr möglich ist, müssen sämtliche Schichtereignisse detailliert und lückenlos festgehalten werden. Nur so erhalten die Mitarbeiter nachfolgender Schichten alle Informationen, die sie für einen effizienten Betrieb benötigen.

Das klassische Schichtbuch aus Papier

Schichtbuch Papier

[Bildnachweis: Zoonar/HooKson - lizenziert für embedded data GmbH]

In der Vergangenheit wurden Schichtbücher oft in Papierform geführt, was verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringt:

Vorteile
Nachteile
  • Schichtführer schreibt üblicherweise nur 
  • Kurze und prägnante Zusammenfassungen der einzelnen Produktionseinheiten
  • Übersichtlich, da eine Seite pro Schicht
  • Jederzeit verfügbar
  • Individuelle Einträge
  • Kein Trainingsbedarf: Buch nur öffnen und lesen
  • System muss nicht gepflegt werden, keine weiteren Kosten
  • Schichtbuch nur an einer zentralen Stelle
  • Keine Fernabfrage möglich
  • Keine Struktur im Aufbau / Formblätter
  • fehlende Suchfunktion
  • Keine Verlinkung oder Möglichkeit Arbeiten für die Zukunft vernünftig zu planen
  • Einträge üblicherweise nur von den Schichtleitern, nicht jeder Mitarbeiter involviert
  • Keine Hilfe bei Vorbereitung von Audits oder Meetings mit Vorgesetzten
  • Detaillierte Produktionserfassung bzw. Zusammenfassung extrem aufwändig
  • Lesbarkeit der Schrift des Einzelnen

Erste Schritte in der Digitalisierung des Schichtbuchs

Seit Computer in die Produktion Einzug gehalten haben, wurden Sie zur Erfassung und Auswertung von Informationen genutzt. Die meisten Unternehmen setzen zunächst Tabellenkalkulationen ein, um schnell und einfach zu einer ersten Lösung zu kommen. Eine solche Lösung ist bereits eine Verbesserung gegenüber dem Papier-Schichtbuch. Informationen sind digital verfügbar und unabhängig vom Schriftbild einzelner Mitarbeiter.

Beispiele für Schichtbücher

[Bildnachweis: Kollage mit Bildern von J.-M. Boucheix, M. Coiron (https://journals.openedition.org/activites/1963) / Ingenieurbüro F. Beyer (http://ib-fb.de / https://ketelhutcomputersysteme.dehttps://www.software-excel.de]

Auch wenn etwa auf Tabellenkalkulationen basierende Lösungen ein möglicher erster Schritt sind, weisen sie dennoch einige Nachteile auf:

  • Die Dateien sind nur lokal am Eingaberechner verfügbar oder müssen über ein Netzlaufwerk bereitgestellt werden
  • Eine mobile Nutzung auf Smartphones und Tablets durch mehrere Benutzer gleichzeitig ist nicht möglich
  • Es gibt kein Benutzermanagement
  • Einträge können im Nachhinein verändert werden
  • Auswertungen über längere Zeiträume und größere Datenmengen kaum möglich ("Excel ist keine Datenbank", siehe auch SafeSoftware: Why Excel is Not a Database)

Moderne digitale Schichtbücher

Die meisten neueren Softwaresysteme werden als Webapplikation umgesetzt, die im Browser läuft und beim Hosting als SaaS (Software-as-a-Service) nicht vom Kunden aktualisiert werden muss. Hier bildet Schichtbuchsoftware keine Ausnahme.

Folgende Funktionen werden dabei meistens - in unterschiedlichster Ausprägung - angeboten:

  • Erfassung von Ereignissen in einem standardisierten, durchsuchbaren Format
  • Kategorisierung und Priorisierung, etwa durch Tags
  • Dashboards, um einen Überblick über alle wichtigen Informationen zu bekommen
  • Integration in BDE-Software und/oder Erfassung von Prozess- und Maschinendaten
  • Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten, um die Informationen darzustellen die Ihnen am wichtigsten sind
  • Dateianhänge, z. B. PDF-Dateien, zu Einträgen wie etwa Verfahrensanweisungen oder Wartungshandbücher
  • Recherchefunktionen, Berichte und Auswertungen über erstellte Einträge mit Exportmöglichkeiten als PDF oder CSV
  • Maschinen- oder werksübergreifende Darstellung und Analyse
  • Lesebestätigungen und/oder Quittierungen
  • Benutzer- und Berechtigungsmanagement
  • Anbindung an andere Softwaresysteme über standardisierte Schnittstellen, etwa REST

Digitales Schichtbuch in da³vid

Mitte März erscheint das neue Schichtbuch-Modul in unser IIoT-Software da³vid. Ab Mitte März wird da³vid zusätzlich als kostenlose Basisversion (da³vid Basic) verfügbar sein - inklusive des Schichtbuch-Moduls!

Dieses Modul macht handgeschriebene Schichtprotokolle überflüssig und sorgt für eine unternehmensweit einheitliche Erfassung von Ereignissen, Anweisungen und Dokumenten. Durch den Ursprung von da³vid in der Erfassung von Prozess- und Maschinendaten können diese in den Schichtbuch-Einträgen verwendet werden und Sie erhalten auf einen Blick alle Informationen, etwa zur Auslastung der jeweiligen Anlage oder den letzten Messwerten (Stückzahlen, Sensordaten, etc.).

Die Software läuft als Webapplikation im Browser und wird als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt - eine Installation ist nicht erforderlich! Natürlich hosten wir in Deutschland in einem ISO / IEC  27001-zertifizierten Rechenzentrum.

Tags: da3vid

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